PROCEDIMIENTO INTERNO DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Asociación Gamá, Colectivo LGTBI de Canarias CIF: G35364512 1. Objeto del procedimiento El presente Procedimiento Interno regula el funcionamiento del Sistema Interno de Información (SII) o Canal de Denuncias de la Asociación Gamá, Colectivo LGTBI de Canarias (en adelante, la Entidad), con la finalidad de: • Dar cumplimiento íntegro a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. • Garantizar la transparencia, integridad institucional y prevención de conductas irregulares. • Proteger a las personas informantes frente a cualquier forma de represalia. • Asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales y de la Ley de Transparencia. Este procedimiento es de aplicación a todas las personas que se relacionen profesional o institucionalmente con la Entidad. 2. Ámbito de aplicación subjetivo Podrán utilizar el Sistema Interno de Información: • Personas trabajadoras de la Entidad. • Antiguas personas trabajadoras. • Personas voluntarias. • Personas en prácticas, becarias o en procesos de selección. • Personas proveedoras, contratistas o subcontratistas. • Cualquier otra persona que, en un contexto laboral o profesional, tenga conocimiento de hechos denunciables. 3. Ámbito material de las comunicaciones El Canal de Denuncias se utilizará exclusivamente para comunicar: • Infracciones del Derecho de la Unión Europea incluidas en el ámbito de la Ley 2/2023. • Infracciones penales. • Infracciones administrativas graves o muy graves. • Conductas contrarias a los principios de legalidad, ética, buen gobierno y transparencia que afecten a la Entidad. Las comunicaciones ajenas a este ámbito no quedarán amparadas por las medidas de protección previstas en la Ley 2/2023. 4. Principios rectores del Sistema Interno de Información El funcionamiento del SII se rige por los siguientes principios: • Confidencialidad absoluta de la identidad de la persona informante y de las personas afectadas. • Independencia y autonomía de la persona responsable del sistema. • Accesibilidad y facilidad de uso del canal. • Diligencia, imparcialidad y objetividad en la tramitación. • Prohibición expresa de represalias. • Protección de datos personales conforme al RGPD y la LOPDGDD. • Transparencia procedimental, sin perjuicio de la confidencialidad. 5. Responsable del Sistema Interno de Información Se designa como Responsable del Sistema Interno de Información a: Dña. María José Hinojosa Pareja La persona Responsable actuará con plena independencia funcional, no recibirá instrucciones en la gestión de las comunicaciones y será el único autorizado para: • Recibir y acceder a las comunicaciones. • Analizar su admisibilidad. • Dirigir o coordinar las actuaciones de investigación. • Mantener la comunicación con la persona informante. • Elaborar el informe final y proponer medidas. En caso de conflicto de intereses, la persona Responsable deberá abstenerse y comunicarlo a la Junta Directiva para la designación temporal de un sustituto. 6. Canales de comunicación habilitados La Entidad pone a disposición los siguientes medios: • Formulario web publicado en el Portal de Transparencia. • Correo electrónico específico indicado en la web del Canal de Denuncias. Las comunicaciones podrán realizarse: • De forma identificada. • De forma anónima. No se exigirá el uso de modelos específicos ni firma electrónica. 7. Procedimiento de gestión de las comunicaciones 7.1. Recepción y acuse de recibo • Toda comunicación será registrada con un código identificativo interno. • Se remitirá acuse de recibo a la persona informante en un plazo máximo de 7 días naturales, salvo que la comunicación sea anónima o ello pueda comprometer la confidencialidad. 7.2. Análisis de admisibilidad • La persona Responsable evaluará si los hechos entran dentro del ámbito material del sistema. • Plazo máximo: 10 días naturales desde la recepción. • En caso de inadmisión, se dejará constancia motivada y, cuando sea posible, se informará a la persona informante. 7.3. Investigación interna • Admitida la comunicación, se iniciará una investigación diligente, objetiva y confidencial. • Se podrán recabar documentos, solicitar información adicional o realizar entrevistas. • Se garantizará el derecho de audiencia de las personas afectadas, respetando la confidencialidad. Plazo máximo de investigación: 2 meses. 7.4. Resolución y cierre • El procedimiento deberá resolverse en un plazo máximo de 3 meses desde la recepción de la comunicación. • De forma excepcional, podrá ampliarse hasta 6 meses, debidamente motivado. 7.5. Comunicación del resultado • Se informará a la persona informante, cuando sea posible, sobre el estado y resultado del procedimiento. • La información facilitada no comprometerá investigaciones ni derechos de terceros. 8. Medidas de protección de la persona informante La Entidad garantiza: • Prohibición absoluta de represalias, incluidas amenazas, sanciones, despidos, degradación, discriminación o trato desfavorable. • Protección extensiva a personas relacionadas con la informante (familiares, compañeros, representantes). • Presunción de buena fe de la persona informante. Las comunicaciones falsas realizadas a sabiendas podrán dar lugar a responsabilidades disciplinarias o legales. 9. Protección de datos personales • El tratamiento de datos se realizará conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la LOPDGDD. • Los datos solo serán accesibles a la persona Responsable del Sistema. • Se conservarán únicamente durante el tiempo imprescindible y, en todo caso, no más de 10 años. • Se adoptarán medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad. 10. Registro de informaciones Se mantendrá un Libro-Registro confidencial, con acceso restringido, que contendrá: • Código de la comunicación. • Fecha de recepción. • Estado de tramitación. • Resultado final. En ningún caso se registrarán datos innecesarios. 11. Publicidad y transparencia El presente Procedimiento será publicado en el Portal de Transparencia de la Entidad y estará permanentemente accesible. Se revisará periódicamente y siempre que se produzcan cambios normativos o estructurales relevantes. 12. Entrada en vigor El presente Procedimiento entra en vigor el día siguiente a su aprobación por la Junta Directiva de la Asociación Gamá. Asociación Gamá, Colectivo LGTBI de Canarias ANEXO I – MATRIZ DE CUMPLIMIENTO LEGAL La presente matriz relaciona las obligaciones legales derivadas de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, con las medidas y procedimientos concretos implantados por la Asociación Gamá, Colectivo LGTBI de Canarias, a efectos de acreditación de cumplimiento normativo ante terceros (administraciones públicas, órganos de control, auditorías de subvenciones y transparencia). Artículo / Obligación legal Exigencia normativa Medida adoptada por la Entidad Procedimiento interno aplicable Evidencia verificable Art. 5.1 Ley 2/2023 Disponer de un Sistema Interno de Información Implantación formal del Sistema Interno de Información (SII) Procedimiento Interno del SII Procedimiento publicado en Portal de Transparencia Art. 5.2.d Ley 2/2023 Gestión eficaz y segura de las comunicaciones Canal estructurado, registro interno y tramitación confidencial Apartado 7 del Procedimiento Libro-registro confidencial Art. 5.2.h Ley 2/2023 Existencia de política o principios del sistema Procedimiento interno aprobado y accesible Apartados 1, 4 y 11 Publicación web y acuerdo de Junta Directiva Art. 6 Ley 2/2023 Designación de responsable del sistema Nombramiento de responsable específico e independiente Apartado 5 Identificación nominal de la persona responsable Art. 7 Ley 2/2023 Canal interno como cauce preferente Canal de denuncias publicado y operativo Apartado 6 Enlace web funcional Art. 7.3 Ley 2/2023 Claridad sobre comunicaciones protegidas Delimitación del ámbito material de las denuncias Apartado 3 Texto informativo del canal Art. 9 Ley 2/2023 Acuse de recibo en plazo máximo de 7 días Establecimiento de plazo expreso Apartado 7.1 Registro de fechas Art. 9 Ley 2/2023 Resolución en un máximo de 3 meses Plazos de investigación y cierre definidos Apartados 7.3 y 7.4 Expediente interno Art. 12 Ley 2/2023 Confidencialidad de la identidad Acceso restringido a la persona responsable del sistema Apartados 4 y 9 Control de accesos Art. 13 Ley 2/2023 Protección frente a represalias Prohibición expresa y medidas de seguimiento Apartado 8 Política interna de protección Art. 16 Ley 2/2023 Admisión de comunicaciones anónimas Canal habilitado para denuncias anónimas Apartado 6 Formulario web Art. 18 Ley 2/2023 Registro de informaciones Libro-registro confidencial y seguro Apartado 10 Registro interno RGPD art. 5 y 32 Seguridad y minimización de datos Medidas técnicas y organizativas Apartado 9 Política de protección de datos LOPDGDD Tratamiento lícito de datos personales Limitación de accesos y plazos de conservación Apartado 9 Registro de actividades Ley de Transparencia Publicidad activa de la información Publicación del canal y procedimiento Apartado 11 Portal de Transparencia